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Cómo reducir el consumo de papel?

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Cómo reducir el consumo de papel fomentando nuevos hábitos en la oficina?

Las metodologías aplicadas para reducir el consumo de papel dentro de las organizaciones privadas y públicas ofrecen importantes cambios y oportunidades. Generando buenos hábitos en el uso del papel, promoviendo la eficiencia y productividad, reduciendo costos de impresión, optimizando el tiempo y administrando mejor los espacios físicos disponibles para el almacenamiento.

Ésta entrada la enfocaremos en cómo poner en marcha la implementación de nuevos hábitos que reduzcan el consumo de papel.

1. Tener una actitud positiva: Los buenos cambios son posibles. Cuando una idea es puesta en marcha solo es realizarla por unos días para que sea parte de nuestro rutina diaria.

 

2. La motivación es algo crucial porque mantiene la meta firme y proyectada como algo bueno en nuestra mente. Para ello podemos cambiar la imagen de nuestra empresa, mejorar las zonas oscuras o descuidadas, tener plantas para interior o simplemente crear una imagen moderna de buenas prácticas inteligentes, ecológicas y futuristas.

 

3. Las metas positivas son algo fácil de implementar, solo es escribirlas bien grande en un lugar visible y donde siempre la puedas ver; por ejemplo; “PROTEGER EL MEDIO AMBIENTE”. Recuerda que sea una meta general de lo que pretendes.

 

4. Implementar nuevos hábitos para reducir el consumo de papel.

 

En los anteriores puntos hablamos de cómo iniciar cambios en nuestra rutina para implementar nuevos hábitos. Te sugerimos ahora algunos para reducir el consumo de papel, también los puedes encontrar en internet o crear los tuyos.

  • Digitalizar documentos y respaldar los datos: Siempre será más difícil encontrar una copia impresa en el archivo. Muchas veces no es necesario imprimir varias copias de un mismo documento. Los archivos digitales se pueden compartir entre varios usuarios teniendo copias originales de respaldo.
  • Solicitar recibos o facturas en formato digital: Los archivos digitales son más fáciles de administrar y las facturas se pueden pagar desde internet. Imprimir un recibo sólo si es necesario.
  • Las aplicaciones para hacer notas como Google Keep son geniales, se pueden sincronizar en ordenadores y celulares, además tienen muchas opciones, se pueden archivar notas teniendo registros históricos.
  • Cuando un documento se alista para su versión final, es frecuente que se impriman hasta dos y tres borradores para su revisión, se pueden imprimir en papel para reutilizar.
  • Tener siempre a mano o en un lugar visible el papel reutilizable en casa y oficina para hacer notas rápidas o imprimir borradores.
  • Una gestión documental eficiente es posible gracias a tecnologías aplicadas como google apps, correos electrónicos, redes internas o sitios web internos.
  • Aunque siempre será mejor leer sobre papel, mantener nuestra meta de reducir el consumo de papel es necesario si se trata de leer o verificar documentos de una o pocos páginas.
  • Conversor de texto para voz. Si deseas revisar la gramática y corrección de estilo de un texto sin tener que imprimir, lo puedes escuchar con una aplicación como Natural Reader, que es fácil de usar y se puede instalar de forma gratuita.

La gestión documental es una tendencia empresarial. Cada día son más indispensables los documentos en formato digital por sus ventajas. Podemos iniciar cambios a través de nuevos hábitos siempre con actitud positiva.

Documento de referencia: 6 consejos para digitalizar tu vida y reducir tu consumo de papel

 

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